【ビジネス文書】取引先へ不良品を納品した時の詫び状の書き方と例文

取引先へ不良品を納品してしまった場合、あなたはどうお詫びをするでしょうか。

できる限り取引先へ自分の気持ちを伝えたいという思いと、取引先の気持ちを汲んだお詫びをするように努めたいところですね。

そこで、謝罪の意を示す最も適した『お詫び状』の書き方について今回は説明していきます。

不良品納品のお詫び状のポイント

まずは取引先に不良品を納品してしまった時に書くお詫び状のポイントです。

重要な点を3点挙げます。

早急に対応する

こちらに非があったことが分かったら早急に詫び状を出しましょう。

不良品を納品してしまったことについてはどうしようもないので、
すぐに切り替えて相手への対応を第一に考えるのが大事です。

ただし、詫び状を書くというのはこちらの非を認めるということなので、
まずは責任の所在を明確にしましょう。

原因をや今後の対策を具体的に記載する

こちらの不手際で取引先に迷惑をかけたのなら、
こちらには説明責任が発生します。

何故このようなことが起きたのかをきちんと把握しており、
今後はこのようなことが無いように対策を取るという姿勢を取りましょう。

謝罪文だけであったり、曖昧な説明だけしかなかったら、
取引先からしたら、「また同じことを繰り返すのではないか」と、
不安感を与えてしまうことになりかねません。

きちんと具体的に説明するのが大事なのです。

原因がわからない時はその旨を正直に話す

時には不良品納品の原因が不明の場合もあります。

そんな時、曖昧な表現でごまかしたり、
適当な理由をでっち上げるのは信用問題に関わりますし、リスクが大きいです。

もし原因が分からなければ、
調査中である旨を正直に伝えましょう。

不良品納品のお詫び状の例文

不良品納品のお詫び
拝啓
貴社ますますご隆盛の段、お喜び申し上げます。
さて、貴社よりご返品いただいた学校用スニーカーの再検査を行ったところ、ご指摘いただいたとおり靴底のゴムが剥がれている物がございました。
こちらでの検査が足りなかったことから貴社に不良品を納品してしまったことを深くお詫び申し上げます。

今後、全商品の再検査が済むまでは納品を見送ることと致しました。
また貴社へ納品が済んでいる全ての学校用スニーカーを回収させていただき、貴社へ検査が済んでいる他のスニーカーを納品させていただきたく存じます。
今回返品によって発生した代金は弊社までご請求くださいますようお願い致します。

今後このようなことがないよう、社内での検査体制を見直していく所存でございますので、何卒お許しくださいますようお願い申し上げます。 最後に、現在原因究明を急いでおりますので、原因が判明し次第早急に貴社へご説明に伺わせていただきます。
敬具

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