納品した商品の誤りに対するお詫び状の書き方・例文

どんな業務でも、どんな人物でも、ミスを犯して誰かに迷惑をかけてしまうことはあります。

そんな時に大事になってくるのが、その後の『対応』です。

今回は納品した商品に誤りがあり、お客様に迷惑をかけてしまった際の対応としてのお詫び状の書き方や例文をご紹介します。


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納品ミスのお詫び状のポイント

まず、納品ミスの際のお詫び状を書く際のポイントを3点挙げます。

これらのことを頭に入れてからお詫び状を書いて下さい。

1.迅速に対応する

謝罪をする際は、相手を待たせずすぐさま対応するのが非常に重要になります。

相手がこちらの対応を待っている間はずっと怒りが蓄積していっているので、
1日でも早く謝罪し、正式なお詫び状をお届けする必要があるのです。

迅速な対応次第で相手の怒りを軽減することができます。

2.言い訳がましい事は書かない

そして、お詫び状を書く際は、
潔くこちらの非を認め言い訳がましいことを書かないのは基本です。

例えこちらの過失があまりないような時でも、
やりきれない気持ちを押し殺して誠意ある言葉を持って対応しましょう。

3.原因や今後の対応を明確に記載する

そして、こちらに反省の意があることを分かってもらうために、
トラブルの原因や今後の対策などを具体的に明記するのが大事になります。

そうすることで、
「今回のことを重く受け止めている」
という姿勢を相手に示すことが出来るのです。

お客様に納品した商品に誤りがあった際の詫び状例文

それでは、納品ミスの際のお詫び状について、実際の例文をご紹介します。

例文1

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は、格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。

さて、この度は手前どもの不手際により、〇月〇日に納品いたしました〇〇が、ご注文をお受けした〇〇と異なりましたことを心より深くお詫び申し上げます。

つきましては、ご注文をいただきました〇〇を取り急ぎ、本日〇日に至急手配いたしまして、お送りいたしますので、ご査収いただきたく存じあげます。

なお、まことにお手数ではございますが、先にお送りいたしました〇〇は、下記まで着払いにてご返送のほどよろしくお願い申し上げます。

今後は、二度とこのようなミスを犯さぬよう深く反省し、対策を講じてまいりますので、変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

まずは書中にて書中にてお品違いのお詫びかたがたお願いを申し上げます。

敬 具

1.商品送り先
〒000-0000
ΟΟ県ΟΟ市ΟΟ区ΟΟ000
株式会社ΟΟΟΟ
ΟΟΟ部ΟΟ課 ΟΟ宛
電話番号 000-0000-0000

担当
ΟΟ部ΟΟ課 ΟΟ ΟΟ

例文2

商品誤送のお詫び

拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

さて、○月○日にご注文頂きました商品○○に関して、ご注文内容と異なるものを発送してしまい、誠に申し訳ございませんでした。

平素より、商品発送には細心の注意を払い、お客様にご迷惑をかけぬよう努めているものの、今回のような事態を招いてしまい、大変ご迷惑をおかけ致しました。深くお詫び申し上げます。

二度とこのような不手際のないよう、以前にも増して細心の配慮を致す所存でございます。

なお、お手数をおかけいたしますが、先にお送りしました商品の方ですが、ご注文品をお届けの際、配達員がお引き取りいたしますので、 配送時間帯に合わせてご用意いただきますようお願いいたします。

取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。

敬具

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