会社の大切な仕事として「採用通知」があります。

今後一緒に働く仲間を歓迎するための通達なので、相手が採用されたことを後悔するような内容ではいけませんよね。

また、自分にとっては数いる新入社員となるうちの一人への通達ですが、相手にとっては今後の何十年もを左右するほどの大きな通達です。

軽い気持ちで考えずに事前に電話で採用通達をする時のポイントを頭に入れておきましょう。

ゆっくり、分かり易く伝える

最初のポイントは、
電話対応全体を通して「ゆっくり、分かり易く伝える」ということです。

これはどの職種においても当たり前なのですが、
ゆっくり話して相手に伝わるようにすることを心掛ける必要があります。

顔が見えない分相手に伝えることを意識することで、
どれぐらいのスピードで話すべきか分かると思います。

また予め電話の内容を書いておくと慌てないで済むでしょう。

名乗りははっきりと

まず電話の冒頭で社名や氏名を名乗りますが、
はっきりと発音してすぐにこちらの立場をわかってもらえるようにしましょう。

段言い慣れていると雑になってしまいがちですが、
電話を通すとそのせいで明確に聞き取れないことも考えられます。

社名や氏名こそ、
誰が聞いても瞬時に把握できるくらい、はっきりと発音すべきなのです。

すぐにお礼を述べる

次のポイントは「すぐにお礼を述べる」です。

新入社員は弊社へ入社するために時間やお金を掛けてくれたわけですから、
明るく丁寧にお礼を述べるのは大切なことです。

相手の状況を確かめる

最近では採用通知の連絡を携帯へ入れることが多くなりました。

その場合相手が今話せる状況であるのか確認する必要があります。

また相手が騒音の多い場所にいるようであれば日を改める旨を伝え、
次の電話の日時を決めて掛け直すと良いですね。

入社意思の連絡先を伝える

最も重要なのが「入社意思の連絡先を伝える」ということ。

新入社員へ採用を伝えた後、
人によっては嬉しさのあまり後の内容を忘れてしまうケースがあります。

なので採用の旨を伝えた後に一旦間を取り、
一息着いたら何処の誰に入社意思を連絡するのかを明確に説明しましょう。

また雇用形態について言いそびれたり、相手が聞きそびれたりということがあります。

新入社員が正社員、派遣社員どちらなのかしっかり把握できるように努めましょう。

もし電話で入社意思があるとなれば入社日や入社に必要な物なんかについて話を続けても良いです。
もし入社意思がない場合は無理強いせず残念である旨を伝えて終えてしまいましょう。

文面で伝える

電話での採用通知は対応が早いものの、
電話の内容を全て把握するのは難しいものです。

要点をきっちり漏らさずに話すのも難しいですが、
相手がこちらの話を漏らさずに理解するのはもっと困難です。

電話と同時に手紙やメールにて採用通知をすることを忘れてはなりません。