【例文】面接や書類選考の不採用通知をメールで送る4つのポイント

人事課の仕事には新社員募集や書類選考、面接、採用通知などありますが、その中でも少し心苦しいのが不採用通知を通達することです。

とても心苦しい気持ちになる人も多いでしょう。

しかし不採用通知は他の業務同様にとても大切な仕事です。

今回そんな不採用通知をメールで通達する方法とポイントを学びたいと思います。


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メールでの不採用通知の例文

まずは本文をご紹介し、その例文を参考にポイントの説明をします。

▼以下例文本文

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件名:株式会社○○の選考結果について
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佐々木様

株式会社○○の△△と申します。

時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。

今回慎重に選考させていただきましたが、厳正なる選考の結果、採用を見合わせていただくことになりました。
ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承下さいますようお願いいたします。
略式ながら、メールにて通知申し上げます。

ご応募いただきましたこと改めて有難うございます。
佐々木様の今後いっそうのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社○○ ◎◎部
△△太郎
住所:〒***-**** **県**市**町*-*-*
TEL:**-****-**** FAX:**-****-****
URL:http://***.co.jp
Mail:**@***.co.jp
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不採用通知の構成

採用通知のメール本文の構成は以下のものが一般的です。

  1. 相手の名前
  2. 自分の所属と名前
  3. あいさつ
  4. 応募のお礼
  5. 不採用の通知 
  6. 締めのお礼
  7. 署名

これらを意識して文章を作成して下さい。

不採用通知のポイント

では、次に不採用通知のポイントについて見ていきましょう。

宛先と送り先氏名をよく確認する

メールには個人情報が多く入力されていますが、
もし全く関係ない方にメールを送ってしまったらどうでしょう。

これは多くの問題を引き起こすことが考えられます。

また、名前の間違え、特に感じの微妙な間違いはよくあるので、
送信する前にかならず確認する癖をつけましょう。

メールのタイトルは必ず入力する

たまに、メール本文に気を取られ、
メールタイトルが未入力のまま送信ボタンを押してしまうことがあります。

しかしそれは何のメールなのか分からないため、
毎日多くのメールを受信している方が相手であれば、迷惑を掛けてしまいます。

必ずメールタイトルが入っているか確認してから送りましょう。

不採用の通知の仕方に気をつける

直接的に『不採用』という言葉を使うのはふさわしくないので、
それに変わる曖昧なニュアンスの言葉にしましょう。

この部分がメールでの一番の要点であり、
相手もこの部分を注視するのでよく考えて文章にして下さい。

感謝の念が現れたメールの内容にすること

そして、全体としてのポイントについて。

短く要件を伝えることも大事ですが、
感謝の念が現れた文章にするのを一番に考えて下さい。

どうしても要件を簡単に分かり易くしようと努めると、
感情がこもっていないメールになりがちです。

応募して下さった方は皆、
当社に入社したいという強い想いを持っていたという点では同じで、
採用者、不採用者変わりはありません。

なのでビジネスマナーとして、
必ずこちらの感謝の気持ちが伝わるよう努めましょう。

相手の気持ちになると誰しも不採用通知は伝えたくないのですが、
あなたのメールの文次第では良い会社の印象を与えることができます。

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