送別会は職場や地域など日常生活に関わる組織から転勤や異動、引っ越しなどで辞められる方、去って行く方を送る会です。

なので、送別会の案内状はその方へのねぎらいや感謝の気持ちを込めて表現することを心がけ、これからの前途を祝う前向きな言葉で送るような書き方にしましょう。

今回、例文を紹介しますので、是非参考にして下さい。

案内状の役割を理解する

当たり前に思うかもしれませんが、
案内状を書くためには、まず案内状の役割を理解していないといけません。

送別会の案内状の役割は主に以下の３つです。
1,相手への通知
・目的
・内容
・主催者
・日時
・場所
・費用
などを知らせます。

2,案内状を送る相手への招待状
3,出欠の確認

出欠確認は、
会場のスペースや料理の数、その他準備するものや予算に影響を与えます。

定年退職の送別会では、
退職者の氏名・業務・部署が分かるようにし、
送別会の日時・会場・会費の連絡事項、出欠を知らせてもらうことを伝えます。

これは、結婚退職、異動による転勤の場合も同様です。

このことを頭に入れて案内状を書いていきましょう。

送別会の案内状の例文

具体的な送別会の案内状の例から紹介します。

定年退職の送別会

職場内なので宛先は「社員各位」、
日付と会社名、部署、担当者名を入れた定型文になります。

「このたび、○○課○○課長がめでたく定年を迎えられることになり、来る○月○日を持って退職されることになりました。
つきましては長年当社発展に貢献して来られた○○課長のご精励とご功績に感謝申し上げますと同時に今後の更なるご発展とご健勝を祈念し、下記の通り送別会を開催したいと存じます。

ご多忙中のこととは存じますが、万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
出欠につきましては別途用紙に所属部署とお名前を記入して、○月○日までに総務課の○○までご提出頂きますよう、ご協力をお願い致します。」

そして送別会の日時・場所・会費を記します。

一般の退職者の送別会

続いて一般用の退職者の送別会の案内状の例文を紹介します。

一般用の案内状の序文には季節の時候の挨拶を入れるようにします。

「拝啓、心地よい風に初秋を感じる季節となりましたが、皆さまお変わりないでしょうか。

さて、このたび○○さんがご主人の転勤のため、○○へ移転されることとなり、下記のとおり送別会を開くことにしました。
これまでの○○さんへの感謝と惜別の意を込めて、秋の夜長のひとときを一緒に過ごして盛大にお送りしたいと思います。
ご多用中とは思いますが、ぜひご参加くださるよう、心よりお待ちしております。

準備の都合上、○月○日までにご都合をお知らせ下さるようお願いいたします。」

後は日付、幹事名と連絡先、送別会の日時・場所・会費を記載します。