社内の顛末書の書き方のポイントと例文テンプレート

誰でも書ける!社内の顛末書の書き方のポイントと例文テンプレート社内向けの顛末書の書き方とポイントに関する記事です。

誰でも書けるようにわかりやすくポイントを解説しているので是非参考にして下さい。


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始末書との違いを理解する

顛末書とは不始末やトラブルの事の起こりから原因、結果、対策を記載し、
二度と同じ過ちを繰り返さないための書類です。

会社によっては“理由書”と言っている場合もあるかもしれません。

謝罪文的な意味合いが強い始末書とは異なり、
顛末書は謝罪的な意味合いがが弱く、トラブルが発生した状況や経緯から結果までを詳細に記載していきます。

顛末書を書く上でのポイント

顛末書を書くにあたって“客観的に書くこと”がポイントとなります。

そのためには
・いつ
・どこで
・だれが
・何をして
・どのような事態になったのか

これらを簡潔に分かりやすく書くことが必要です。

事実のみを書くというのは難しく失敗に対する自分の考えや言い訳を書きたくなってしまいますが、
顛末書の場合は事実のみを客観的に記載するようにしましょう。

また同じ過ちを繰り返さないための社内で後に残す資料としても使われることがありますので、
分かりやすく丁寧に書くことが必要です。

社内宛の場合は簡潔に書くことも多いようですので、
先輩等に相談できるようでしたら相談した方が良いかもしれません。

下記に例文を記載致しますので適宜文章を変えて作成して下さい。

内容によっては時系列ごとに記載すると分かりやすい場合もありますので、
何時に誰がどうしたということが分かればそのことを記載して下さい。

今回の文例は商品の発注違いに関する顛末書となります。

社内顛末書文例

                             YYYY年MM月DD日
〇〇部長殿                        
                             〇〇課 〇〇〇〇○ 印
            〇〇発注違い顛末書

平成○○年○月○日、〇〇(株)様へと発注致しました〇〇という商品について発注ミスがあり、10個発注するはずが100個発注してしまいました。
今回の受注ミスについて下記にその原因と今後の対策の詳細を記載致します。

1、 原因
平成〇〇年○月○日、当社〇〇担当〇〇〇〇○がFAXにて注文書を送信した際、
誤表記に気付かず100個注文。
目視確認した際に気付けなかった受注担当者の不注意によるミス。

2、 発見の経緯
〇〇(株)様から発送されたものが届いた際に数量が間違えているという誤注文が発覚。

3、損害
現在、〇〇という商品は本来発注する予定だった10個以外は使用する予定がなく、
多く注文してしまった90個分の代金〇〇〇〇円分となります。

4、今後の対策
今後は注文書を2人以上で確認すること。
注文書の控えをとり、上長に提出し、確認してもらう。

この度は担当者の不注意と他のものによる確認が行き届いておらずこのような事態となっていまいました。
多大な迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。
今回提示させていただいた対策を行い、2度とこのようなことが起こらぬよう徹底致します。

                              以上

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