社外の顛末書の書き方のポイントと例文

初めてでもよく分かる!社外の顛末書の書き方のポイントと例文社外向けの顛末書の書き方のポイントと例文についてです。

普段顛末書を目にする機会などないでしょうし、特に初めて書く場合などは中々書き方が分からないと思いますので、是非参考にして下さい。


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始末書と顛末書の違い

顛末書を書く上で、始末書との違いを認識して、
顛末書の目的等を理解することが必要となります。

■始末書
不始末に対する謝罪を行い、原因、結果、対策を記載し、再び同じ間違いを起こさないことを書いたビジネス文書。

■顛末書
不始末の原因、経過、結果、対策という事実だけを記載するビジネス文書。顛末という言葉の通り、始まりから終わりまでを報告することを目的とする。

顛末書のポイント

顛末書を作成する際は“5W1H”を使って客観的に記載することがポイントとなります。

トラブルの言い訳や自分の主観を織り交ぜることなく、
トラブルの状況や対応の事実のみを淡々と記載しましょう。

社外に顛末書を提出する場合は自社の信用にも関わりますので、
社内に向けたものより言葉を選び、丁寧に記載して下さい。

会社によっては顛末書の提出方法も異なると思いますので、
上長もしくは先輩によく相談して下さい。

今回は箇条書きで
・いつ(When)
・どこで(Where)
・誰が(Who)
・何をしたのか(What)

をまとめ最後に、
・経過・状況・程度(How)
・原因・理由(Why)

を記載する形を例として示します。

内容がより複雑な場合は、
何をしたのか(What)の部分を時系列ごとに整理してまとめると分かりやすいでしょう。

社外の顛末書の例文

YYYY年MM月DD日
株式会社〇〇○
〇〇部長 〇〇〇〇殿
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇○○
仕様違い納品の顛末書
この度弊社が納品させていただいた製品の仕様が希望されたものと異なっている件について深くお詫び申し上げます。
ご要望違いのものを納品してしまった経緯について調査した結果
今回のミスの原因が判明致しましたのでご報告申し上げます。


1、 平成〇〇年〇〇月〇〇日、弊社〇〇部〇〇〇〇がお電話にて貴社のご担当者である〇〇○○様から仕様を変更して欲しいとの連絡を受け、担当者に確認せず仕様変更の内容を承ってしまった

2、 〇〇○○が弊社製品の作成の担当者である〇〇〇〇へと今回の仕様変更を依頼。
その際、仕様の内容を変更するのは不可能という連絡を受けたが、
  弊社〇〇〇〇が多忙のためその旨を貴社の担当者へと連絡するのを忘れてしまった。

3、 作成チームの担当者は〇〇〇〇が貴社へと仕様変更が不可能の旨を連絡したと思い、
以前の仕様のまま納品を行ってしまった

4、 納品後、機能確認のため貴社の御担当者様が使用してみたところ依頼した仕様が実装されていないことに気付き、
今回の事態が発覚致しました。

今回依頼いただいた仕様につきまして貴社の〇〇部〇〇〇〇様に説明し、
ご要望に添えない旨をご理解いただいております。

このような事態を起こしてしまった原因は確認不足と思い込みです。
今後は弊社担当者同士で連絡漏れに気付ける環境にするため、
確認メールや依頼した内容への回答等を関係者ならびに上長にも送るように致します。
形として残すことで複数の目によって確認する環境にし、
担当者間の連絡漏れや思い込みが起こらないように徹底致します。

以上

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