面接や書類審査の不採用通知を電話で伝える際の5つのポイント

会社で不採用通知を任され、書面か電話どちらで伝えるべきか悩むことがあります。

会社のマナーとしては不採用通知は書面で伝えるのが常識ですが、伝える相手によっては電話で伝えなければならない場合があります。

そんな時のために、電話での連絡の際にポイントとなる項目を5つご紹介します。


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不採用通知は一週間以内が原則

まず、不採用通知を連絡するタイミングについてですが、
これは原則一週間以内に済ませましょう。

書類選考の場合は締め切り後一週間以内です。

会社によってはメールや電話で連絡をしないことで不採用とする会社も存在しますが、
できるだけ待たせずに、早くお伝えするに越したことはありません。

連絡先と電話の内容を把握しておく

そして電話をかける前にやっておくべきことが、
相手の連絡先(本人か学校か)連絡の内容を把握することです。

伝えるべき相手が選考された本人であるのか学校なのか、
書類選考と面接どちらで不採用なのかをしっかり把握しておきましょう。

電話の前に原稿を用意しておくと良いですね。

相手が今、電話で話せるか確認する

電話をかけたら最初に確認すべきことが、
「相手が、今電話で話せる状況なのかどうか」ということです。

相手の都合を第一に考え、
相手がこちらの声が聞き取り辛い状況であれば改めて掛け直すようにしましょう。

会社選考を受けていただいたことに感謝し、結果を述べる

会社側も不採用通知は気持ちの良いものではありませんよね。

ですから、お互いあまり嫌な気持ちにならずに済むよう、
結果を伝えるのと併せて感謝の言葉も述べましょう。

不採用理由を聞かれた時の文言を考えておく

中には極稀に不採用理由を尋ねて来られる方もいますが、
そんな時のためにどのように断るのかを考えておきましょう。

「採用プロセスを慎重に検討した結果です」や、
「今回、該当職に適当な者を採用することとなりました」のように、
ストレートに答えるのも良いかと思います。

これらが不採用通知の電話の際のポイントとなります。

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